Retard de paie ou DSN non déposées : comment régulariser la situation ?
Un retard de paie peut rapidement devenir compliqué à gérer pour une entreprise, surtout lorsqu’il concerne plusieurs salariés ou plusieurs mois.
Changement de cabinet, départ d’un gestionnaire de paie, problème de logiciel, manque d’informations transmises ou simple accumulation de retard : les causes peuvent être nombreuses.
Dans tous les cas, il est important de ne pas laisser la situation s’installer. Plus le retard est ancien, plus il devient nécessaire de reprendre l’historique dans le détail afin de repartir sur une base fiable.
Que risque une entreprise en cas de retard de paie ou de DSN ?
Lorsqu’un bulletin de paie n’est pas établi à temps, la première conséquence concerne naturellement le salarié, qui peut se retrouver sans bulletin ou avec une paie incomplète.
Mais les difficultés peuvent également apparaître du côté des organismes sociaux.
Selon la situation, un retard de paie ou de DSN peut notamment entraîner :
- des relances de l’URSSAF ;
- des majorations ou pénalités ;
- des taxations d’office ;
- des écarts sur les comptes de cotisations ;
- des anomalies concernant les droits des salariés ;
- des difficultés avec les organismes de retraite, de prévoyance ou de complémentaire santé.
Dans certains dossiers, les problèmes peuvent s’enchaîner rapidement. Une DSN non transmise peut entraîner une taxation d’office, puis des relances, puis de nouvelles anomalies sur les périodes suivantes.
C’est pour cette raison qu’il est préférable de régulariser la situation le plus tôt possible.
Peut-on rattraper plusieurs mois de bulletins de paie ?
Oui.
Nous rencontrons régulièrement des entreprises qui doivent reprendre plusieurs semaines ou plusieurs mois de paie.
Le travail commence généralement par la récupération de tous les éléments disponibles :
- contrats de travail et avenants ;
- salaires et primes ;
- heures travaillées et heures supplémentaires ;
- absences et arrêts de travail ;
- congés payés ;
- entrées et sorties des salariés ;
- bulletins déjà produits ;
- DSN déjà transmises.
Ensuite, il faut reprendre la situation dans l’ordre.
Un bulletin de paie ne fonctionne jamais totalement seul. Il reprend différents cumuls : rémunération annuelle, net imposable, cotisations, plafonds, congés payés, RTT, etc.
Si une partie de l’année a déjà été traitée par un autre cabinet ou avec un autre logiciel, il peut donc être nécessaire de récupérer ou de reconstituer cet historique.
Comment régulariser des DSN en retard ?
La DSN est directement liée aux bulletins de paie.
Il n’est donc pas conseillé d’envoyer une DSN simplement pour combler un retard sans avoir auparavant vérifié les paies de la période concernée.
Dans une situation de rattrapage, il faut généralement :
- vérifier les bulletins déjà existants ;
- établir les bulletins manquants ;
- contrôler les cotisations et les organismes ;
- produire les DSN correspondantes ;
- analyser les éventuels rejets ;
- vérifier la situation après transmission.
L’objectif n’est pas seulement de produire les documents manquants, mais de permettre à l’entreprise de repartir ensuite sur une paie normale et cohérente.
Que faire en cas de taxation d’office URSSAF ?
Une taxation d’office peut notamment intervenir lorsqu’une déclaration attendue n’a pas été transmise.
L’URSSAF calcule alors provisoirement les cotisations sur une base qu’elle détermine elle-même.
Le montant réclamé ne correspond donc pas forcément aux cotisations réellement dues par l’entreprise.
Dans ce cas, il faut généralement commencer par régulariser les paies et les DSN manquantes afin que la situation puisse être recalculée sur la base des rémunérations réellement versées.
Une fois les déclarations régularisées, il peut également être pertinent d’examiner les majorations ou pénalités appliquées et de voir si une demande de remise gracieuse peut être envisagée.
Pourquoi la reprise de l’historique est-elle importante ?
C’est un point souvent sous-estimé.
Lorsqu’une entreprise nous demande de reprendre uniquement les derniers mois, nous devons malgré tout savoir ce qui s’est passé auparavant.
Si des bulletins ont déjà été établis depuis le début de l’année, il faut pouvoir reprendre correctement les principaux cumuls, notamment :
- le salaire brut ;
- le net imposable ;
- les cotisations ;
- les congés payés ;
- les éventuels RTT ;
- certains plafonds et régularisations.
Sans cette reprise, les nouveaux bulletins peuvent être techniquement incorrects, même s’ils semblent cohérents au premier regard.
Un vrai rattrapage de paie ne consiste donc pas simplement à refaire quelques bulletins : il faut reconstruire une continuité.
Urgence Paie : un service spécialisé dans le rattrapage de paie et de DSN
Chez Equation Paie, nous accompagnons habituellement les entreprises dans la gestion régulière de leur paie.
Mais nous avons constaté qu’il existait également un besoin spécifique pour les entreprises qui se retrouvent dans une situation plus urgente : plusieurs bulletins non établis, plusieurs DSN en retard, une taxation d’office ou un dossier de paie laissé incomplet.
C’est pour cette raison que nous avons créé Urgence Paie.
Ce service est spécialement dédié au rattrapage de paie et à la régularisation des DSN.
Urgence Paie peut notamment intervenir lorsque l’entreprise rencontre :
- plusieurs bulletins de paie en retard ;
- des DSN non transmises ou rejetées ;
- une taxation d’office URSSAF ;
- un changement de cabinet ou de gestionnaire de paie ;
- un historique de paie incomplet ;
- une reprise de dossier en cours d’année ;
- plusieurs mois de paie à régulariser rapidement.
L’objectif est de reprendre le dossier, reconstituer les éléments nécessaires, produire les bulletins manquants puis régulariser les déclarations sociales afin que l’entreprise puisse repartir sur une situation propre.
Vous avez plusieurs bulletins ou DSN en retard ?
Si votre entreprise est actuellement confrontée à ce type de situation, vous pouvez présenter directement votre dossier sur www.urgence-paie.com.
Le site permet notamment d’obtenir une première estimation en fonction du nombre de bulletins et des périodes à reprendre.
L’essentiel : ne pas laisser la situation s’accumuler
Un retard de paie peut se régulariser, même lorsque plusieurs mois sont concernés.
En revanche, plus les périodes s’accumulent, plus le travail de vérification devient important.
Le plus efficace reste donc de réagir rapidement, de réunir les documents disponibles et de faire reprendre le dossier dans l’ordre.
Pour les situations nécessitant un rattrapage rapide, Urgence Paie est précisément dédié à ce type d’intervention.
