Logo equation paie

Coffre fort électronique pour bulletins de paie

Un coffre-fort électronique pour bulletin de paie est une solution numérique qui permet aux employeurs de stocker et de distribuer électroniquement les bulletins de paie de leurs employés de manière sécurisée. Chez Equation Paie, nous vous proposons d’intervenir auprès de votre entreprise en vous proposant une réponse personnalisée digitale pour traiter les documents de vos empoyés facilement et rapidement.

Pour ce faire, plutôt que d’imprimer des bulletins de paie sur papier, de devoir les classer, les ranger et/ou les scanner, nous vous proposons un système particulier qui permet de les générer sous forme électronique et de les mettre à disposition des employés via une plateforme en ligne sécurisée

Le stockage de fiche de paie est aujourd’hui considéré comme essentiel voire indispensable à toutes les entreprises qui veulent réduire leurs coûts, réduire leur consommation de papier, et faciliter l’accès aux employés à leurs données professionnelles.

Le coffre fort électronique pour bulletin de paie : à quoi sert-il ?

Un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, que l’on retrouve aussi sous le nom de “coffre-fort numérique” ou de “e-coffre fort”, est un espace digitalisé à des fins professionnelles mais à utilisation personnelle. Sécurisé, il est déployé dans les entreprises qui souhaitent se développer et gagner du temps en mettant à la disposition de leurs employés un outil simple et intuitif pour la gestion des documents RH.

Avoir accès à ses bulletins de paie dématérialisés dans un coffre fort numérique est effectivement d’une grande praticité pour l’entreprise comme pour ses employés.

Déposez dans le coffre-fort numérique les documents administratifs tels que les bulletins de paie grâce à des identifiants personnels. En effet, chaque salarié peut ainsi consulter, organiser et archiver ses propres documents depuis une seule interface.

Cette solution numérique de coffre fort électronique pour bulletin de paie n’est pas seulement à considérer comme un espace de stockage à distance. Il est aussi et surtout important de le considérer comme une solution qui permet de garantir la protection et la confidentialité des documents qu’il contient. 

Les documents administratifs des salariés, comme les fiches de salaire, représentent des données à la fois professionnelles et personnelles sensibles… Il est donc essentiel d’assurer un niveau de sécurité maximal !

Comment fonctionne un coffre fort numérique ?

Un coffre-fort électronique sur lequel vous pouvez stocker les bulletins de paie fonctionne de façon simple et sécurisée pour les entreprises qui y ont recours comme pour les employés qui y ont accès. En effet, voici comment cela se met en place : 

  1. Les employeurs utilisent des SIRH pour générer les bulletins de paie de leurs employés sous forme électronique.
  2. Les bulletins de paie sont numériquement stockés dans un environnement sécurisé, généralement sur des serveurs d’entreprise ou dans le cloud, avec des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles des employés.
  3. Chaque employé dispose d’un compte personnel sur la plateforme du coffre-fort électronique où il peut accéder à ses bulletins de paie et les consulter à tout moment. L’accès est protégé par un mot de passe, une double authentification, ou par d’autres méthodes de sécurité.

Bien sûr, des procédures de vérification périodique d’intégrité, de traçabilité et de gestion des actions ainsi que des utilisateurs présents sur le logiciel sont réalisées.

Un coffre fort numérique pour les bulletins de paie doit assurer : 

  • La traçabilité de toutes les opérations concernant les documents conservés,
  • L’accès aux seuls utilisateurs nommés pour le service de coffre-fort,
  • L’identification / l’authentification des utilisateurs,
  • La possibilité de récupérer les documents dans un format exploitable.
image représentant la sécurité

Quels sont les avantages d’un coffre fort électronique pour bulletin de paie ?

Les avantages d’un e-coffre fort sont nombreux pour les entreprises comme pour les employés. Voici ceux dont nous pouvons vous faire profiter grâce à notre prestation de gestion de stockage des bulletins de paie : 

  • L’authenticité avec des documents vérifiés et considérés comme originaux,
  • La pérennité avec des documents disponibles et consultables sur une durée potentiellement longue,
  • L’intégrité avec des documents qui ne peuvent pas être modifiés.

Quelles sont les obligations d’un employeur face à la dématérialisation des bulletins de paie ?

Un employeur doit remettre à tous ses salariés une fiche de salaire mensuelle, dématérialisée ou non.

Par ailleurs, il a pour obligation de conserver les bulletins de paie dématérialisés de ses employés pendant 50 ans ou jusqu’à ce que ses employés atteignent les 75 ans. Cela doit être fait selon des obligations légales précises que sont la conservation en toute confidentialité, l’assurance de documents non falsifiables, et une accessibilité continue.

Avec la dématérialisation, il faut s’acquitter de plusieurs obligations légales liées à la protection des données :

  • Une obligation de confidentialité,
  • Une obligation de documents lisibles et proposés dans des formats standards,
  • Une obligation de bulletins ne pouvant pas être modifiables,
  • Tous les documents doivent être stockés sur un espace accessible à tout moment, sur une longue durée, et de façon sécurisée,
  • L’employé doit pouvoir notifier la société de la bonne réception du document.

Comment attester de l’authenticité des bulletins de paie avec ce système de dématérialisation ?

Un archivage dans un coffre-fort numérique doit respecter plusieurs critères en amont, avec un certain niveau de qualité de numérisation, une trace des opérations de numérisations, et tout ce qui s’en suit. 

Tout commence alors au moment de la capture ou de la numérisation des documents afin qu’il soit numérique (nativement numérique ou issu de la numérisation papier) et considéré comme un document original. 

Ces critères permettront d’attester la valeur probante des documents comme, par exemple, dans le cadre de la PAF (Piste d’Audit Fiable) avec l’authenticité d’une facture.

Dématérialisez les bulletins de paie avec Staff & Go et Équation Paie

Chez Equation Paie, nous vous proposons de prendre en main toutes les étapes de gestion de paie des employés de votre entreprise jusqu’au stockage des bulletins de paie sur le e-coffre fort grâce au logiciel Staff & Go

Permettez à vos salariés de récupérer leurs bulletins n’importe où, n’importe quand.

Comme vous le savez, la dématérialisation des bulletins de salaire est un processus qui consiste à remplacer les bulletins de paie traditionnels papier par des versions numériques accessibles via des moyens sécurisés. Cela signifie que chaque employé reçoit et consulte ses bulletins de paie généralement via une plateforme en ligne sécurisée ou un système de gestion des ressources humaines (SIRH) tel que Staff & Go.

Si de plus en plus d’entreprises décident de se lancer dans ce type de projet de développement au niveau des Ressources Humaines, c’est parce que cela permet de profiter de plusieurs avantages.

Moins d’impression de bulletins de paie sur papier signifie des économies en termes de consommation de papier mais aussi de coûts financiers.

Les données stockées le sont de manière sécurisée, avec des risques de perte ou de vol réduits.

Les documents numériques sont vérifiés et authentifiés comme étant des originaux.

logo Staff & Go

Foire Aux Questions

Un SIRH, ou Système d’Information de Ressources Humaines, est un logiciel utilisé pour la gestion de l’ensemble des processus et des données liés à la gestion du personnel et des ressources humaines. 

Il vise à centraliser toutes les informations en un seul et même endroit, facilitant ainsi la gestion globale des employés, de leur salaire, de leurs avantages sociaux, etc.

Les avantages de la dématérialisation de fiche de paie sont multiples : 

  • Les documents sont conservés sur une longue durée au format électronique et peuvent être présentés en cas de contestation ou de contrôle d’une administration.
  • Confidentialité des informations et des échanges, grâce à des documents protégés des risques de consultation et de détournement non autorisés,
  • Assurer la sécurisation des données en archivant une copie électronique fiable des documents papier en vous préservant des risques de vol, de perte, et de détérioration auxquels vous pouvez être exposés dans les archives classiques.

Bien sûr, n’oublions pas le gain de temps, les économies de papier et économiques réalisées, ainsi que la facilité d’échange avec les employés.

Faites confiance à Staff & Go pour son offre de service de coffre fort électronique pour bulletins de salaire gratuite à vie, sa simplicité d’utilisation, la flexibilité permise, et l’assurance de données sécurisées pendant de longues années !

Ce que pensent nos clients

logo equation paie

©Equation paie – 2022 | Tous droits réservés | Mentions légales